Timemanagement: de impact op persoonlijke en professionele productiviteit

We worstelen er allemaal wel eens mee. Echter, eens je ermee vertrokken bent, is het een echte lifesaver: time management.

Die constante race tegen de klok kan overweldigend zijn, zowel op persoonlijk als op professioneel vlak. We reiken je graag wat handvaten aan die het je een pak makkelijker zullen maken.

Het belang van timemanagement

Dé valkuil anno 2024, “druk druk druk”. Als ondernemer wil je steeds meer doen in minder tijd. Of in minder tijd meer doen. Jammer genoeg is er geen standaardplanning die voor iedereen werkt. Wat wel duidelijk is, is dat het beheren van onze tijd van cruciaal belang is.

Als er niets verandert, zal in 2030 naar verwachting een kwart van de werkende mensen minder kunnen werken, door klachten van stress en burn-out. De voordelen van timemanagement zijn voor iedereen even waardevol. Dankzij een goed doordacht timemanagement kan je niet alleen dingen gedaan krijgen die je moet doen, het geeft je ook de vrijheid om te genieten van de dingen die je graag wil doen. Laat ons samen kijken naar de must do’s en naar de impact die ze kunnen hebben op zowel je persoonlijke als je professionele productiviteit.

Prioriteiten stellen

Om je tijd goed te kunnen beheren, is het belangrijk om je prioriteiten te stellen. Leer te focussen op wat écht belangrijk is. Schrijf je doelen op, zowel op lange termijn als op korte termijn. Hou deze doelen altijd op de voorgrond. Laat je focus bijdragen aan die doelen en aan de groei die je voor ogen hebt. Maximaliseer ook je productiviteit. Beheer je kostbare tijd effectief. Dat zorgt voor meer ruimte voor creativiteit en strategisch denken.

Start daarvoor altijd met een goed doordacht plan. Een plan dat volledig gebaseerd is op je doelstellingen. Het belang van een goed doordacht timemanagement wordt nog te vaak onderschat. Echter vormt het de sleutel tot zowel je persoonlijk als professioneel succes. Het gezegde “Failing to plan, is planning to fail” benadrukt het belang van een gestructureerde aanpak. Door je timemanagement te baseren op jouw doelen, creëer je een solide basis voor succes. Laten we even enkele praktische tools en voordelen van effectief timemanagement onder de loep nemen.

De Eisenhower matrix: simpel én efficiënt

Een erg krachtige tool om je taken te prioriteren is de Eisenhower matrix. Door taken te categoriseren op basis van hun urgentie en impact, krijg je een duidelijk beeld van wat eerst moet worden aangepakt. Het stelt je in staat om je focus te behouden op de kerntaken, terwijl je ook ruimte hebt om taken te delegeren of uit te besteden aan anderen.

Hoe werkt het nu precies?

• Taken die zowel urgent als belangrijk zijn, moeten in principe direct worden aangepakt. Ze vereisen onmiddellijke aandacht en hebben bijgevolg een hoge impact op je vooropgestelde doelen.
• Taken en projecten die belangrijk zijn voor het behalen van je doelen, maar zonder directe deadline? Daarvoor plan je tijd in. Zo voorkom je dat ze onverwachts toch urgent zouden worden.
• Taken die urgent zijn maar niet belangrijk, zijn de taken die weliswaar dringend lijken, maar eigenlijk weinig bijdragen aan je langetermijndoelen. Deze kunnen eigenlijk perfect uitbesteed worden.
• De laatste categorie zijn die zaken die niet dringend zijn en niet belangrijk. Ze kunnen ongetwijfeld worden uitgesteld. Stel jezelf ook eens de vraag of ze zelfs niet kunnen geschrapt worden, zodat je meer tijd kan vrijmaken voor wat echt van waarde is.

Deel grote taken op

Grote taken kunnen overweldigend lijken. Hier is een strategie die je kan helpen om ze behapbaar te maken: deel ze op in kleinere stukken. Op die manier wordt het managen van deze taken veel eenvoudiger, behoud je het overzicht én blijf je gemotiveerd om je doelen te behalen.

Je legt de basis voor efficiëntie en effectiviteit in je werk. Het geeft je de mogelijkheid om gerichter te plannen en je voortgang nauwlettend op te volgen. Een extra voordeel is dat je flexibel kan reageren wanneer er veranderingen opduiken in je prioriteiten of de omstandigheden. Dat alleen al zorgt ervoor dat je een pak veerkrachtiger wordt in het bereiken van je doelstellingen.

Het opdelen van grote taken in kleinere deeltaken maakt de uitvoering ervan dus haalbaarder. Het stelt je in staat om in fases vooruitgang te boeken. Zo behoud je de controle over het proces en vergroot je de kans op slagen met succes.

Voordelen van timemanagement

Effectiever en vooral efficiënter werken heeft heel wat voordelen. Voor je onderneming, je partner, je sociale contacten, maar in de eerste plaats voor jezelf.

Je hebt meer overzicht en weet wat je moet doen en wanneer je dat wil doen. Hierdoor zal je een pak minder stress ervaren. Dankzij een overzicht, rust en ruimte in je hoofd. Je gaat dus slimmer en met meer aandacht kunnen werken. Hierdoor kan je taken sneller afronden, omdat je geen tijd meer verspilt aan zoeken en ordenen. Er is meer ruimte voor creativiteit en om stappen vooruit te zetten.

Op die manier zal je ook meer vertrouwen in jezelf krijgen. Je loopt niet langer tegen de feiten aan, maakt minder fouten. Je ervaart meer plezier in je werk. Door meer structuur en overzicht te creëren, verminder je stress en verhoog je je productiviteit. Dit leidt dan weer tot meer voldoening in je werk en meer tijd voor ontspanning en persoonlijke groei.

Impact op je persoonlijke productiviteit

Je krijgt meer tijd voor jezelf. Tijd waarin je aan zelfzorg kan doen. Tijd goed beheren voorkomt dat taken zich opstapelen. Het gevolg is minder stress en een algemene betere gemoedstoestand. Iets wat erg belangrijk is wanneer we het over gezondheid hebben tout court. Door regelmatig te ontspannen en stress te reduceren tot een minimum, draagt timemanagement bij aan een betere fysieke en mentale gezondheid.

Impact op je professionele productiviteit

Je zal je kunnen concentreren op belangrijke taken en deze dan ook efficiënt uitvoeren. Je kan je focussen op wat de hoogste prioriteit heeft en leert ermee afleidingen te minimaliseren. Deadlines zullen behaald worden. Je werkprestaties schieten de hoogte in en je houdt er op die manier een gezondere work-life balance aan over.

Benut de kracht van outsourcing

Een essentieel onderdeel van efficiënt timemanagement, is het erkennen van taken die je kan delegeren of uitbesteden. Vaak omdat ze Eisenhowergewijs in het vakje van urgent, maar onbelangrijk belanden. Nog vaker omdat het de zaken zijn die velen niet graag uitvoeren en bijgevolg te vaak uitstellen.

Administratieve en juridische ondersteuning voor jouw onderneming bijvoorbeeld, kan hierbij soelaas bieden. Bij Business Sidekicks bieden we graag deze ondersteuning zodat jij je kan focussen op je kernactiviteiten en datgene wat jou gelukkig maakt. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie.